Digitaal jaarverslag: 6 aandachtspunten

1) Planning: maak een jaarverslag door het jaar heen
Bij digitale publicaties spelen fotografie en video een grote rol. Ze zijn bepalend en soms zelfs leidend voor de inhoud. Maar ze zijn ook tijdgebonden: een fotorapportage van een feestelijk moment of een video van een unieke gebeurtenis maak je immers niet meer achteraf. Zet daarom door het jaar heen op cruciale momenten een fotograaf of cameraman in. Denk vooruit, werk met een eventkalender en stel aan het begin van het verslagjaar al de inhoudsopgave van het verslag samen.

2) Vormgeving: verwachting versus verrassing
Bij een gedrukte publicatie krijg je via het ontwerpvoorstel vaak al een goede indruk van het eindproduct. Een interactief digitaal product vraagt veel meer voorstellingsvermogen in de ontwikkelfase. In tekst en grafische ontwerpschetsen is dan nog moeilijk een indruk te geven van de interactieve en bewegende elementen in het eindproduct. Ook video-elementen moeten nog gemaakt en toegevoegd. Er is dus nog bijna niets concreets te zien totdat het verslag helemaal af is. Zelfs tussenfases en prototypes scheppen soms eerder verwarring dan dat ze voor geruststelling zorgen. Als bureau is het dan de uitdaging om de opdrachtgever goed duidelijk te maken wat hij uiteindelijk kan verwachten. Tegelijkertijd willen we natuurlijk positief verrassen met het eindproduct. Van opdrachtgevers vergt het moed om het denken in drukwerk los te laten. Vertrouwen in elkaars vakmanschap is daarom belangrijk.

3) Navigatie: non-lineair
In een digitaal verslag zoekt elke lezer door middel van hyperlinks zijn eigen weg door de publicatie. Wees je er als opdrachtgever daarom van bewust dat de content non-lineair is: teksten moeten bijvoorbeeld op zichzelf staan en foto’s en video’s moeten ook in een andere context geplaatst kunnen worden. Daarom wijzen we de lezer op elke plek de weg via een duidelijke navigatie. Daarbij maken we gebruik van zowel horizontale als verticale navigatiemogelijkheden. Op die manier spelen we in op natuurlijke, intuïtieve manieren om door een publicatie te ‘bladeren’ en swipen. Eenvoud hoeft niet saai te zijn.

4) Verspreiding: maak van je lezers je distributeurs
Een digitaal verslag is eenvoudig en oneindig vaak te delen met de doelgroep. Denk wel goed na over hoe je die doelgroep bereikt. En over hoe je mensen verleidt je verslag verder te verspreiden. Deelmogelijkheden in het verslag zijn dan ook een must: we maken verspreiding via Twitter, LinkedIn, Facebook en e-mail aantrekkelijk en zo eenvoudig mogelijk. Zo worden lezers ook je distributeurs en bereik je netwerken die je anders niet bereikt. Een persoonlijke aanbeveling van een relatie motiveert bovendien eerder om het verslag te lezen. Denk ook na over de manier waarop zelf het verslag verspreidt. Maak bijvoorbeeld een e-card, schrijf een uitnodigende begeleidingstekst of prikkel lezers via een trailer.

5) Platform: bedien iedereen op elk apparaat
Een digitaal verslag moet het liefst toegankelijk zijn vanaf elk apparaat: van laptop en PC tot tablet en smartphone. Faciliteer daarom zo veel mogelijk devices en biedt als het even kan je verslag ook als app aan. Een kleine moeite met een groot effect. Een app versterkt de band met je bezoekers en maakt het eenvoudig mogelijk updates en nieuws onder de aandacht te brengen. Zorg ook dat je verslag goed werkt in de gangbare browsers, zoals Internet Explorer, Firefox, Safari en Chrome.

6) Budget
We komen nog regelmatig het idee tegen dat een digitale uitgave goedkoper is dan een gedrukt exemplaar. Kosten voor drukwerk en verzending vallen immers weg? Dat voordeel is maar heel beperkt. Want de uitgespaarde kosten ben je al snel kwijt aan techniek en video. Houd bij een digitaal jaarverslag van enige omvang rekening met een totale kostprijs van € 30.000 tot € 40.000 voor redactie, productie, ontwerp, techniek, fotografie, geanimeerde grafieken en video’s.

Bekijk zelf het Duurzaamheidsverslag 2012-2013 – Duurzame Dilemma’s van de Amsterdam ArenA.

Leene Communicatie heeft veel ervaring met serious content in de vorm van digitale publicaties. Van conceptontwikkeling en interactieontwerp tot contentcreatie, eindredactie en videoproductie. Daarbij werken we nauw samen met ervaren vormgevers en ontwikkelaars. We vertellen graag over de vele mogelijkheden. Bel voor meer voorbeelden en informatie met Peter van Apeldoorn (06 15 95 1283).