Een eerlijk jaarverslag vraagt duidelijke keuzes vooraf

Voor grote organisaties gelden uitvoerige jaarverslagregels. Maar ook voor organisaties die te maken hebben met minder wettelijke verplichtingen ligt de lat steeds hoger. Dat blijkt onder meer uit de criteria van de diverse prijzen en awards voor jaarverslagen. In het huidige transparantietijdperk verwacht de buitenwereld een open, eerlijk en goed onderbouwd verhaal. Hoe je dat voor elkaar krijgt? Door níet bij het jaarverslag te beginnen, maar bij de organisatie zelf.

Openheid gevraagd
De tijd dat je als organisatie kon verschuilen achter mooiweerverhalen ligt ver achter ons. Meer en meer opereren bedrijven, instellingen en NGO’s in het zicht van hun omgeving. Die omgeving verwacht dat je je verantwoordelijk gedraagt, dat je degelijke keuzes maakt en goede prioriteiten stelt. Dat je ervoor uitkomt komt als het niet goed ging en aangeeft wat je daaraan gedaan hebt. En dat je je waarde voor de maatschappij op een overtuigende manier laat zien. Ongeacht of je een (semi)overheidsinstelling bent, een bedrijf of een goed doel.

Duidelijk, realistisch, kritisch
Dat willen we ook terugzien in het jaarverslag. Daarin willen we geen ronkende verhalen, maar een kijkje achter de schermen van de strategische keuzes: waaraan is het geld besteed / waarin is geïnvesteerd, waarom was dat en wat heeft het opgeleverd? Wat ging goed, maar vooral ook: waar had het beter gekund? En dat dan liefst (zie de criteria voor jaarverslagprijzen) ondersteund door instrumenten als een impactanalyse en een materialiteitsanalyse. En voor het overige: duidelijke, realistische en zelfkritisch getoonzette verhalen en rapportages over het verslagjaar waarin alle relevante gebeurtenissen terugkomen.

Waar gaat het mis?
Veel organisaties worstelen met dit laatste, getuige de vaak nog overwegend te rooskleurig ingestoken verhalen en het verhullen van meer negatieve ontwikkelingen. Waar het misgaat? Dat het ‘eerlijke’, objectief onderbouwde jaarverslag niet gedragen wordt door de organisatie. Je kunt nu eenmaal in je jaarverslag niet volledig open en eerlijk zijn als die transparantie in de in- en externe communicatie de rest van het jaar ontbreekt. Een impactanalyse? Die verricht je als organisatie niet vanwege het jaarverslag, maar omdat je het belangrijk vindt je prestaties en prioriteiten deugdelijk te onderbouwen. En daarom meetbaar wil maken waar je geld in steekt en wat je daarmee bereikt. Hetzelfde geldt voor de ‘materialiteitsanalyse’, wat inhoudt dat je de voor jouw organisatie belangrijke thema’s benoemt en aangeeft hoe je erop inspeelt. Ook zo’n instrument dat je als organisatie inzet om gefundeerde strategische keuzes te maken, niet alleen omdat je een jaarverslag moet uitbrengen.

Begin niet bij het jaarverslag
De praktijk is dat nog steeds veel organisaties aan de verkeerde kant beginnen. Startpunt moet niet het jaarverslag zijn, maar duidelijke keuzes van de organisatie over transparant en verantwoord opereren. Zo kun je je afvragen of je ooit een open en eerlijk jaarverslag krijgt als daaraan geen duidelijke keuzes over de in- en externe communicatie aan te grondslag liggen. Oftewel duidelijkheid over hoe je omgaat met voor jouw organisatie ongunstig nieuws of andere ‘ongemakkelijke waarheden’. Zoals een dispuut tussen bestuur en directie. Een volledig misgelopen project waardoor je extra moet afschrijven. Het onvrijwillige vertrek van een MT-lid. In hoeverre laat je anderen in je keuken kijken, ben je open over blunders of maak je slapende honden wakker? Wat breng je actief naar buiten en wat houd je voor je? Juist vanwege dit soort dilemma’s is er nog veel koudwatervrees. Het gevoel overheerst daarnaast dat een eerlijk en open verhaal vertellen neerkomt op de vuile was buiten hangen. Met alle schade van dien voor de organisatie. Dat een te fraaie (en dus ongeloofwaardige) voorstelling van zaken de organisatie eveneens reputatieschade kan berokkenen, lijkt men te weinig te beseffen.

Een duidelijke lijn geeft draagvlak
Om meer openheid en transparantie te bereiken zullen communicatieverantwoordelijken (hoofd communicatie, woordvoerders, juristen, directie) over bovenstaande vragen met elkaar het gesprek moeten aangaan om een duidelijke lijn vast te stellen en zo te zorgen voor draagvlak. En om je beleidsmatige keuzes beter te onderbouwen zul je instrumenten als impactanalyse en materialiteitsanalyse moeten inzetten. De mate van transparantie en onderbouwing die het jaarverslag vervolgens toont, is daarvan dan een logische afgeleide. Er is dan nog altijd een portie lef nodig om een open en eerlijk jaarverslag te publiceren. Maar het draagvlak daarvoor is er en de keuzes erachter zijn in ieder geval glashelder.

Job Leene