Investeer al in tenderfase in communicatie

Van bodemsanering tot wegverbreding; steeds vaker krijgt de aannemer óók de verantwoordelijkheid voor het omgevingsmanagement en de communicatie. Opdrachtgevers toetsen of inschrijvers dit aankunnen door hier in de tenderfase aandacht aan te besteden. Hoe scoren bouwers maximaal op dit EMVI-criterium?

Burgers en belangenorganisaties zijn mondiger dan ooit. Wanneer zij het gevoel hebben dat hun belangen worden geschaad, stellen zij alles in het werk om die over het voetlicht te brengen en plannen te beïnvloeden. Dit kan op allerlei momenten gebeuren: van de initiatieffase tot en met de bouwwerkzaamheden en oplevering van projecten. En zelfs nog tot ver daarna, getuige bijvoorbeeld de protesten tegen de ervaren geluidsoverlast bij de HSL en de maatregelen die nadien alsnog genomen moesten worden.

Omgevingsmanagement 2.0
Vroeger verzorgden opdrachtgevers het omgevingsmanagement en de communicatie over projecten geheel zelf. De laatste jaren besteden opdrachtgever het gehele traject regelmatig volledig uit. Op zichzelf is dat logisch, want omgevingsmanagement en communicatie zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Veel opdrachtnemers hebben wel ervaring met omgevingsmanagement, maar vaak met een focus op de conditionering, waarbij veelal een ingenieursbureau betrokken is. Nu steeds meer opdrachtgevers ook de uitvoering van de communicatie bij de aannemer neerleggen, rijst de vraag hoe de communicatieve kant van het omgevingsmanagement aangepakt moet worden. Bovendien levert een professionele invulling van de communicatieparagraaf punten op in de tenderfase, wat de kans vergroot dat een project wordt gegund.

Vruchtbare voedingsbodem communicatie
Het startpunt voor goede communicatie is goed omgevingsmanagement. In essentie gaat dat om het op elkaar afstemmen van belangen, het minimaliseren van risico’s en het zoveel mogelijk benutten van kansen. Het opbouwen van een duurzame relatie met stakeholders staat hierbij centraal. Essentieel is dat de aannemer of bouwcombinatie zichzelf eveneens als belanghebbende beschouwt in het project, en niet uitsluitend als aannemer die een project uitvoert. Er moet dan ook sprake zijn van een intrinsieke bereidheid om plannen waar mogelijk bij te stellen, of anders gezegd: te verbeteren. Natuurlijk, er gelden kaders, maar een geringe aanpassing of inrichting van het werk kan de hinderperceptie door bijvoorbeeld omwonenden enorm beïnvloeden. Welke aan- en afvoerroutes kiest de aannemer bijvoorbeeld voor het vervoer van en naar de bouwstrook? Welke werktijden worden aangehouden? En waar vindt de opslag van bouwmaterialen plaats? Dergelijke keuzes kunnen de overlast voor de omgeving tijdens de bouwfase juist doen toenemen of beperken. Wanneer dit het uitgangspunt is van het omgevingsmanagement, is er een goede voedingsbodem om de communicatie op professionele wijze vorm te geven. Wie er blijk van geeft dit te onderkennen, en voorstellen doet die daar maximaal op inspelen, gooit hoge ogen bij de opdrachtgever.

Omgevingsanalyse
Het fundament voor een goede communicatiestrategie is een gedegen omgevings- of stakeholderanalyse. Die is bepalend voor de te volgen communicatiestrategie. De omgevingsanalyse geeft antwoord op de vraag welke issues er spelen, welke belanghebbenden er zijn, wat hun betrokkenheid is, hun belangen, et cetera. Het is kortom een close up van het gehele speelveld. Zo’n omgevingsanalyse kan op verschillende manieren worden gemaakt, maar in de regel gebeurt dat in drie stappen. Allereerst wordt in kaart gebracht voor wie het project relevant is – dit kan uiteenlopen van de hengelsportvereniging tot en met lokale bestuurders. Vervolgens is het zaak de belangen en standpunten te inventariseren en te bepalen wat hun invloed is. Ten slotte is het een kwestie van prioriteren en op een vrij algemeen niveau te bepalen hoe met met de stakeholders omgegaan moet worden. Wie wordt geïnformeerd of geconsulteerd en met wie vindt bijvoorbeeld samenwerking plaats? Zo’n omgevingsanalyse maakt geregeld deel uit van de tenderfase en dit is dan ook bij uitstek een onderdeel waarmee bouwers extra punten kunnen scoren in het aanbestedingstraject.

Welke communicatiestrategie?
De uitkomsten van de omgevingsanalyse zijn leidend voor de communicatiestrategie. Wordt het een strategie die gericht is op participatie of juist op informeren? Zetten we in op ambassadeurs of juist op issuemanagement? Bouwers kunnen weliswaar allerlei kanten op, maar de strategie houdt wel direct verband met de uitkomsten van de omgevingsanalyse. Van belang is dat dit goed doordacht en beargumenteerd gebeurt. Communicatie bij bouwprojecten is immers voor een groot deel ook verwachtingsmanagement. Wie bijvoorbeeld inzet op een participatiestrategie creëert daarmee ook verwachtingen bij de doelgroepen. Als vervolgens van participeren geen sprake is, bestaat het risico dat de strategie meer kwaad doet, dan goed.

Van strategie naar communicatieplan
Wanneer de communicatiestrategie is vastgesteld, wordt die concreet in het communicatieplan. In de regel kan niemand zonder het communicatieve fundament, de basis die altijd beschikbaar is zoals de website, nieuwsbrief en de sociale media-kanalen. Andere activiteiten die kunnen voortvloeien uit de strategie zijn bijvoorbeeld keukentafelgesprekken, een informatiepakket voor lokale politici of artikelen in de huis-aan-huis-bladen. Van belang is ook te realiseren dat het meestal niet zinvol is om voor meerdere jaren een gedetailleerd plan uit te werken. De praktijk leert dat het goed is om – binnen de kaders van de strategie – ruimte en vrijheid te hebben om middelen te ontwikkelen die op dat moment goed van pas komen. Zeker voor aannemers die graag zoveel mogelijk vooruit plannen en risico’s minimaliseren is dat niet altijd eenvoudig. Toch is het nodig. Er moet flexibiliteit zijn om creatief te kunnen inspelen op de behoefte van dat moment. De projectorganisatie acteert immers in een context van voortdurende dynamiek en verandering.

Ten slotte
Wie al in de tenderfase inzet op communicatie, scoort niet alleen goed op de EMVI-criteria, maar gaat bovendien gedegen voorbereid de realisatiefase in. Dat is niet alleen prettig voor de opdrachtgever, maar ook voor alle stakeholders in de omgeving. Zo staat de opdrachtnemer meteen op voorsprong, nog voordat de bouwwerkzaamheden zijn begonnen.

Steffart Buijs

Dit artikel verscheen eerder in Cobouw.