Randstad Groep Nederland vroeg Leene Communicatie om advies en ondersteuning voor hun interne communicatie over de AVG.

Grip op privacy

Opdrachtgever: Randstad Groep Nederland
Opdracht: informeer collega’s over de nieuwe privacywetgeving (AVG)
Periode: april 2018 – juni 2018

Achtergrond
Op 25 mei 2018 werd de AVG (Algemene verordening gegevensbescherming) van kracht. Volgens deze nieuwe privacywetgeving moeten organisaties onder meer duidelijk kunnen maken welke persoonsgegevens ze verzamelen, met welk doel, en aan wie ze deze gegevens vervolgens verstrekken. Om aan deze eisen te kunnen voldoen moeten organisaties niet alleen hun systemen en werkwijze aanpassen, maar vaak (ook voor de lange termijn) een interne gedragsverandering realiseren.

Opdracht
Randstad Groep Nederland vroeg ons om advies en ondersteuning voor hun interne communicatie over de AVG. De organisatie had zich – door het aanpassen van haar systemen en privacystatements – al goed voorbereid op de komst van de nieuwe privacywetgeving, maar wilde de AVG aangrijpen om extra aandacht te besteden aan het belang van privacy.

Hoewel ongeveer 80% van de regels hetzelfde bleef, leidde de AVG wel tot een aantal aanpassingen in de werkwijze van de organisatie. De belangrijkste boodschap die moest worden overgebracht aan medewerkers: wees je bewust van privacy. Het gebruik van systemen en het werken met persoonsgegevens is en blijft mensenwerk. Daarom is het belangrijk dat iedereen alert is op risico’s en bewust omgaat met het verwerken van persoonsgegevens.

Werkwijze
Samen met de afdelingen Juridisch Zaken en Communicatie hebben we in een relatief korte periode intensief samengewerkt aan de ontwikkeling van diverse communicatiemiddelen. Voor de inhoudelijke input peilden we de informatiebehoeften bij intercedenten en hadden we nauw contact met de verantwoordelijke privacy officer. Samen zochten we naar een goede balans tussen juridische kaders en praktische, aansprekende taal. Met die insteek ontwikkelden we onder meer de volgende middelen:

  • Een kennisdossier voor het intranet. Hiervoor bedachten we samen met de Randstad Groep een logische structuur en schreven we heldere en bondige teksten over de impact van de AVG op de medewerkers.
  • Onderdeel van het kennisdossier was een serie webinars: met vier korte video’s konden de medewerkers op een laagdrempelige manier de belangrijkste informatie tot zich te nemen.
  • Om de informatie op het intranet pro-actief onder de aandacht te brengen, maakten we een contentplan. We hielpen met het schrijven en redigeren van diverse nieuwsberichten, bannerteksten en mails aan leidinggevenden.
  • Nadat alle informatie was overgebracht, boden we de medewerkers een kennistest aan. In de vorm van e-learning kregen medewerkers op een leuke en leerzame manier diverse praktijksituaties voorgelegd. Door het delen van de juiste antwoorden was deze kennistest ook een extra manier om kennis over te brengen.
  • Bij de medewerkers van de Randstad Groep bestond behoefte aan praktische overzichten. Daarom maakten we diverse checklists, bijvoorbeeld over welke informatie een intercedent in welke fase mag verzamelen of delen.

Resultaten
Het kennisdossier en de communicatie daar omheen hebben een belangrijke bijdrage geleverd aan het onder de aandacht brengen en houden van het onderwerp privacy binnen de Randstad Groep:

  • Op het intranet is een vaste plek ingericht voor het onderwerp privacy. Medewerkers weten waar ze terecht kunnen voor alle beschikbare informatie en waar ze vervolgens antwoorden kunnen vinden op onbeantwoorde vragen. Ze maken hier ook veelvuldig gebruik van.
  • Uit de grote hoeveelheid vragen die de organisatie na invoering van de AVG binnenkreeg, blijkt dat het onderwerp privacy is gaan leven. Deze vragen uit de praktijk maken het daarbij mogelijk om de informatievoorziening over dit onderwerp te blijven verbeteren.

Randstad Groep Nederland