Heldere communicatie over CO2-prestaties en -ambities

De Raad van Bestuur van Vattenfall wilde – in korte tijd – een volledig rapport maken waarmee zij haar prestaties en ambities om CO2 (in Nederland) stap voor stap af te bouwen in kaart brengt. Vattenfall vroeg Leene Communicatie/VormVijf om het rapport (de ‘roadmap’) vorm te geven in begrijpelijke taal.

Opdracht

Verzamel (achtergrond)informatie voor het document en ontwikkel een vormgevingsconcept. Geef contentadvies over structuur van de inhoud van het document. Schrijf de teksten en verzorg de vormgeving van het rapport.

Werkwijze

Verzamelen en structureren input: op basis van de data over CO2-uitstoot en -reductie door Vattenfall zelf, maar ook daarbuiten, ‘vertaalden’ we deze (technische) input naar heldere taal. We haalden aanvullende, korte quotes uit diverse lagen van de organisatie op.
Tekstschrijven: Hierbij hielden we zowel rekening met de tone of voice van het Vattenfall-merk, maar ook met de eisen die aan duurzaamheidscommunicatie en -claims worden gesteld (onder andere bepaald in de Leidraad Duurzaamheidsclaims door Autoriteit Consument & Markt) en juridische richtlijnen vanuit Vattenfall.
Visualiseren en opmaken: we ontwikkelden een visueel concept voor het document. We ontwikkelden diverse visuals in de Vattenfall-huisstijl, die de informatie in het rapport verder ondersteunden. Bijvoorbeeld een infographic, grafieken en diagrammen. We maakten het document geheel op als interactieve pdf.
Strak projectmanagement: we werkten nauw samen met de projectgroep bij Vattenfall en met het consultancybureau dat de data leverde. Gezien de strikte afspraken over interne goedkeuring van teksten (door directie) en juridische checks, hadden we een strak projectmanagement onder andere via dagelijkse stand-up-meetings. Het werk planden we efficiënt, met meerdere schrijvers die parallel aan het document werkten.

Bijzonderheden

Vattenfall wilde alle data over hun prestaties en ambities om CO2 (in Nederland) te reduceren, inzichtelijk maken. Omdat de tijdsdruk hoog was (drie maanden voor hele project) kozen we ervoor om parallel aan het ophalen van de data al te gaan schrijven.
De ambitie was om een voor iedereen begrijpelijk document op te leveren. Dat was uitdagend vanwege de vele vaktermen bij dit onderwerp. Daarom hebben we ook een begrippenlijst en toelichting gemaakt.
Er bestond geen vast format voor een CO2-reductieplan binnen Vattenfall. Dat hebben we ontwikkeld op basis van de Vattenfall-huisstijl.

Sven Bontenbal, Director Strategy & Brand, Vattenfall: “Leene Communicatie heeft ons uitstekend ondersteund bij het vertalen van ingewikkelde materie naar begrijpelijke taal en bij de vormgeving. Ik had een prettig gevoel van gedeeld eigenaarschap.”

Resultaat

Er ligt een concreet rapport waarmee Vattenfall laat zien hoe ze haar afhankelijkheid van fossiele brandstoffen zoveel mogelijk afbouwt. Hiermee kan Vattenfall haar stakeholders informeren.