Bij Leene Communicatie helpen we tal van opdrachtgevers bij het effectief aanpakken van maatschappelijke vraagstukken. Een van onze opdrachtgevers is de Regionale Sociale Dienst (RSD), die binnen korte tijd het leefgeld voor Oekraïners, (tijdelijk) woonachtig in de regio Kromme Rijn-Heuvelrug, moest verzorgen. Wij stonden hen hierin bij met advies, tekst en uitvoering. We spraken erover met Joadri van Kempen, beleidsadviseur bij de RSD. En met collega Annelotte Feijth, die als communicatieadviseur en projectleider namens Leene Communicatie bij dit project betrokken was.
Vluchtelingen uit Oekraïne hebben sinds 1 april recht op leefgeld; een maandelijks bedrag voor eten en drinken, kleding en persoonlijke verzorging. Dit leefgeld wordt in de gemeenten Bunnik, De Bilt, Utrechtse Heuvelrug, Wijk bij Duurstede en Zeist uitgekeerd door de Regionale Sociale Dienst Kromme Rijn Heuvelrug. Joadri van Kempen is daar als beleidsadviseur bij betrokken.
Alle hens aan dek
Als een opdracht ad hoc uitgevoerd moet worden, betekent dat op de werkvloer soms alle hens aan dek. Joadri: “Bij deze opdracht voelden we ons als organisatie in eerste instantie een beetje overweldigd: hoe gaan we de uitkering van het leefgeld binnen een paar weken regelen? Toen we van start gingen, waren alleen de hoofdlijnen van de regeling bekend. We moesten direct processen bouwen, partners betrekken en het bestuur informeren, terwijl er zowel intern als extern nog veel vragen waren. Heldere communicatie is daarbij belangrijk. Het is fijn dat we in dit geval een beroep konden doen op de expertise van Leene Communicatie.”
Annelotte: “Wij hebben als bureau goede ervaringen met de RSD in eerdere projecten, dus toen ze ons benaderden waren we blij dat we meteen tijd en ruimte konden maken. De combinatie van de hoge tijdsdruk en de onduidelijkheid over de leefgeldregeling maakte de opdracht uitdagend. Het was af en toe best hectisch.”
Korte lijntjes en extra expertise
Voor de RSD betekende het tijdig uitvoeren van de leefgeldregeling dat alle zeilen bijgezet moesten worden. Daarbij ben je als organisatie al snel gericht op de inhoudelijke kant, merkte Joadri. “Het is dan fijn om voor de buitenkant, dus hoe de regeling eruitziet en wordt uitgelegd aan betrokkenen, via Leene Communicatie expertise in te kunnen schakelen. Dat vroeg om een intensieve samenwerking en korte lijntjes met jou, Annelotte. We belden soms wel twee of drie keer per dag met elkaar. Het was prettig dat jij overzicht hield, meedacht, ons wees op noodzakelijke actiepunten en de agenda scherp had. Regelmatig attendeerde je ons op zaken waar wij zelf – soms door de drukte – niet of niet meer aan hadden gedacht.”
Annelotte: “Ja, ik heb jullie af en toe behoorlijk ‘gestalkt’. Dit was nodig om ervoor te zorgen dat we aan alle onderdelen van het proces konden voldoen. Een voorbeeld: als we op woensdag niet beschikken over de juiste informatie, betekent dit dat we op donderdag geen brief kunnen versturen met als gevolg dat mensen niet op tijd hun uitnodiging ontvangen voor de aanmeldsessies.” Joadri: “Je hield ons op een hele fijne manier bij de les. Je legde altijd goed uit wat de consequentie zou zijn als bepaalde dingen bleven liggen.”
Hard werken aan mooie resultaten
Juist bij opdrachten waarbij je met elkaar in korte tijd resultaat moet halen, is het belangrijk dat je over en weer duidelijke verwachtingen schetst. Annelotte: “Je streeft een gezamenlijk doel na, je hebt elkaar nodig. Naast afstemming met de RSD betekende dat voor mij ook veel schakelen met mijn collega’s van de vormgeving, het coördineren van onze tekstschrijvers en het regelen van eventueel druk- en verzendwerk. We zaten gedurende twee à drie weken echt in een pressure cooker met elkaar, natuurlijk moet je dan ’s avonds of in het weekend weleens door. Maar dat leverde wel veel moois op.”
Joadri: “Zeker. Binnen ongeveer twee weken hebben we verschillende middelen en producten kunnen realiseren, zoals flyers en posters, brieven in verschillende talen en informatie voor op de website. Jullie inbreng was voor mij soms ook een eye-opener. Gezien de doelgroep gingen we vrij traditioneel te werk, veel was op papier. Maar jullie idee over het inzetten van een QR-code was ook handig.”
Annelotte: “Wat leuk dat je dat noemt, want we zijn nog relatief bescheiden geweest met de inzet van digitale middelen. We hadden nog een idee om WhatsApp in te zetten. Maar de fysieke middelen zoals de flyer, poster en brief pasten beter bij deze vraag en de doelgroep.”
Joadri: “Aan de aanwezigheid bij de intakegesprekken konden we goed zien of de communicatie geslaagd was. En dat viel niet tegen, bijna iedereen kwam naar de afspraak. We gebruiken de brieven daarom nog steeds. Mijn collega Sander Simons, die de intakegesprekken coördineerde, merkte dat de doelgroep ons goed wist te vinden, onder andere dankzij de posters op de opvanglocaties.”
Zorgen voor behapbare informatie
Joadri: “Over de doelgroep gesproken: dit gaat natuurlijk om een hele kwetsbare groep mensen. De vluchtelingen komen ineens in een voor hen onbekend land terecht. Je wil ze niet het gevoel geven dat ze van het kastje naar de muur gestuurd worden. Communicatie is dus belangrijk. Het was een kunst om hen aan de ene kant niet te overladen, maar aan de andere kant wel voldoende informatie te geven. Ik denk dat we geslaagd zijn in het vinden van die balans.”
Annelotte: “Dat denk ik ook. Dit maakte het voor mij ook een hele interessante opdracht. In plaats van projecten waarbij de werkzaamheden zich over een langere periode verspreiden, mocht ik hier op stel en sprong aan de slag. Het was fijn om dat vertrouwen te krijgen. We hielden elkaar goed op de hoogte en we waren altijd gericht op oplossingen. Ik kijk met plezier op onze samenwerking terug.”
Vraagt jouw project ook om communicatieadvies en uitvoering? Neem dan gerust contact met ons op via info@leenecommunicatie.nl.
