bouw en hinder communicatie
Opdrachtgever: Rijkswaterstaat
Opdracht: informeer weggebruikers, omwonenden en andere stakeholders over te verwachten hinder; genereer positieve aandacht en begrip
Periode: maart 2020 – nu

Achtergrond
Rijkswaterstaat voert eens in de 15 jaar groot onderhoud uit aan de rijkswegen in Noord-Holland. Het groot onderhoud bestaat uit onder meer het vernieuwen van asfalt op zestien plekken in Noord-Holland. De grote omvang van het werkgebied en de vele diverse stakeholders maken dit project zeer complex.

De werkzaamheden veroorzaken hinder voor weggebruikers, maar ook voor mensen die in de directe omgeving wonen, werken of verblijven. Vooral in de regio Amsterdam was  sprake van grote hinder. Vrijwel de hele zomer van 2020 stond groot onderhoud gepland aan twee belangrijke verkeersaders aan de noordkant van Amsterdam: de snelwegen A10 Noord en A8. Beide wegen werden gedurende meerdere weken – in één richting tegelijk – afgesloten om nieuw asfalt aan te brengen, voegen te vervangen en de afvoer van regenwater te verbeteren. Voor een deel overlapten beide projecten elkaar. Door omleidingen kon de extra reistijd oplopen tot meer dan 1 uur. Bovendien konden direct omwonenden geluidsoverlast ervaren. Bijvoorbeeld rond de Coenbrug in Zaanstad (A8), waar gedurende één maand 24 uur per dag, 7 dagen per week werd doorgewerkt – en dat midden in een woonwijk.

A8 A10 Communicatie onderhoud rijkswegen Noord-Holland

Opdracht
Vanwege de grote impact op de omgeving is tijdige en zorgvuldige communicatie essentieel. Want wie goed op de hoogte is van te verwachten verkeers- en geluidshinder, ervaart vaak minder overlast. Rijkswaterstaat vroeg onze hulp bij de hindercommunicatie naar weggebruikers en de directe omgeving. Doel van de communicatie: informeren en betrekken van de omgeving bij het project. Daarnaast speelde het genereren van positieve aandacht in de media ook een grote rol.

Direct bij de start van de opdracht kwam daar nog een uitdaging bij. De reguliere aankondiging voor het groot onderhoud aan de A10 Noord en A8 was nog maar net de deur uit toen Rijkswaterstaat besloot een deel van de werkzaamheden naar voren te halen. De reden: vanwege COVID-19 waren de wegen een stuk rustiger én de wegwerkzaamheden kosten meer tijd in de anderhalvemetersamenleving. Bovendien wilde de minister van Infrastructuur en Waterstaat zo de bouwsector aan het werk houden. Direct gevolg was wel dat we meteen vol aan de bak moesten om iedereen nog op tijd geïnformeerd te krijgen.

Werkwijze
We werkten voor deze opdracht samen met Maatschap voor Communicatie en VormVijf en gingen als volgt te werk.

  1. Eerst de basis op orde, dat wil zeggen: we maakten zo optimaal mogelijk gebruik van bestaande communicatiekanalen en -middelen van Rijkswaterstaat. We schreven teksten voor de website en lieten duidelijke kaartjes vormgeven, produceerden nieuwsbrieven en adviseerden over de inzet van social media. Ook ondersteunden we Rijkswaterstaat bij het genereren van free publicity en verzorgden we voor zowel woordvoerders als webcaremedewerkers uitgebreide FAQ’s.
  1. Vervolgens zetten we in op aanvullende communicatie specifiek gericht op de weggebruiker. Naast informatieborden langs de weg leverden we content voor de VanAnaarBetercampagne, waardoor onder meer radiospots te horen waren op 23 landelijke en regionale radiostations. Ook maakten we animatievideo’s, infographics en advertenties voor huis-aan-huisbladen en input voor livecrowd.
  1. Tegelijkertijd richtten we ons in de communicatie op de directe omgeving van het werkgebied. De omgevingsmanagers speelden hierin een belangrijke rol. Wij ondersteunden hen met middelen zoals een duidelijke bewonersbrief in begrijpelijke taal en posters op de ramen van winkels in de omgeving. Omdat er vanwege COVID-19 geen bewonersbijeenkomst kon plaatsvinden, organiseerden we voor de werkzaamheden aan de A8 een laagdrempelig informatiepunt bij de lokale supermarkt onder de Coenbrug, waar omwonenden terecht konden met hun vragen en zorgen.
  1. Tot slot maakten we bij de berichtgeving volop gebruik van intermediaire kanalen van stakeholders, zoals de gemeente Zaanstad en stadsdeel Amsterdam Noord. We ondersteunden het stakeholdermanagement van de omgevingsmanagers met een powerpointpresentatie en een toolbox met kant-en-klare berichten en kaartjes, die stakeholders makkelijk zelf konden delen via hun eigen kanalen en middelen. Samen met deze organisaties genereerden we zo een veel groter bereik onder stakeholders en omwonenden.

A8 A10 Communicatie onderhoud rijkswegen Noord-Holland

Resultaten 

  • Met de geïntegreerde inzet van alle communicatiemiddelen, hebben we een groot bereik weten te realiseren. Zo hadden de online mediaberichten rondom de werkzaamheden aan de A10 Noord met Hemelvaart en Pinksteren een totaal (potentieel) bereik van 7,1 miljoen mensen. Ook met berichtgeving rond de zomerwerkzaamheden hebben we miljoenen mensen in de regio mensen bereikt. De animatie ‘Rondje Ring’ werd via Facebook meer dan 73.000 keer bekeken en met advertenties in huis-aan-huisbladen hebben we de werkzaamheden onder de aandacht gebracht van ca. 600.000 huishoudens.
  • We hebben in totaal voor beide deelprojecten elk 6 nieuwsbrieven gecreëerd en verstuurd, waarbij we het aantal abonnees op de A10 nieuwsbrief gedurende het project hebben weten te verhogen met 70% tot ca. 1.100 abonnees. De openratio van de nieuwsbrieven was ook hoger dan gemiddeld en schommelde vaak rond de 80%.
  • Er is slechts één enkele klacht over de wegwerkzaamheden binnengekomen en – tegen de verwachting in – meerdere complimenten van zowel betrokken stakeholders (bijvoorbeeld bij de gemeente) als direct omwonenden. De hinder was hen meegevallen en de informatievoorziening was goed geweest.