Case
Serie praatplaten voor programma Open Overheid
Het rijksbrede programma Open Overheid helpt overheidsprofessionals om overheidsinformatie beter op orde te krijgen en transparanter te maken. Onderdeel daarvan is het invoeren van een aantal gedeelde systemen die meerdere overheidsorganisaties kunnen gebruiken. Het ministerie van BZK vroeg Leene Communicatie om hierover een serie praatplaten te maken, voor Chatarchivering, E-mailarchivering, Zoek & Vind en de Generieke Woo-voorziening.
Opdracht
Help ons om bestuurders bij de overheid te laten zien hoe vier belangrijke gedeelde systemen werken. Denk mee over de juiste vorm en maak dit binnen een strakke planning in een herkenbare, visueel aantrekkelijke stijl.
Werkwijze
Voor dit project gebruikten we een beproefde methode, met deze uitgangspunten:
- Drie online werksessies in samenwerkingsplatform Miro (digitaal whiteboard)
- De klant doet mee met een communicatieadviseur én inhoudelijke experts
- Leene bereidt de sessies voor en helpt de opdrachtgever keuzes maken
Samen naar de kern in drie sessies
Voor de eerste praatplaat organiseerden we drie sessies.
- Voor de eerste sessie werkten we het doel en de doelgroep van het middel al uit. Dat deden we op basis van de briefing, extra documentatie en een kort startgesprek. Dit zetten we als discussiestuk in Miro.
- In de eerste sessie toetsten we dit doel en de doelgroep, scherpten ze aan en vulden ze aan met extra informatie. Ook bespraken we hoe het middel gebruikt zou worden en aan welke voorwaarden het moest voldoen, zoals de huisstijl. We noteerden besluiten en ideeën meteen in Miro.
- In de tweede sessie brachten we de inhoud terug tot de kern. We kozen de belangrijkste boodschappen en de juiste woorden en formuleringen, passend bij doel, doelgroep en context. Ook bekeken we een eerste ruwe vormschets (een ‘vlekkenplan’). Ook nu noteerden we alle verbeterpunten meteen in Miro.
- In de derde sessie lieten we de eerste volledige visuele uitwerking zien aan de vaste deelnemers, die inmiddels goed op elkaar waren ingespeeld. Omdat we het al eens waren over inhoud en vorm, leverde dit eerste concept geen verrassingen op. Er waren geen grote aanpassingen nodig.
- Na de derde sessie zetten we via mail en kort overleg de puntjes op de i. Daarna leverden we de praatplaat digitaal toegankelijk op.Na de eerste praatplaat maakten we in hetzelfde format ook de andere drie praatplaten. De opdrachtgever wilde daarvoor dezelfde methode gebruiken.
Bijzonderheden
- Bij de sessies waren steeds dezelfde mensen aanwezig: van de opdrachtgever een communicatieadviseur, een programmaverantwoordelijke en een of twee inhoudelijke experts, en van Leene dezelfde facilitator en vormgever. Zo konden we stap voor stap samen een eindproduct maken waar iedereen achter stond.
- Tussen de sessies door hoefde de opdrachtgever niet te reageren op concepten of mails, of dit onderling af te stemmen.
- De sessies stonden van tevoren vast in ieders agenda. Daardoor hielden we de planning strak, ook al was het onderwerp soms complex en was nog niet alles duidelijk.
Resultaat
Een herkenbare serie praatplaten, elk apart te gebruiken in presentaties, publicaties en online communicatie. De praatplaten zijn met succes gebruikt in bestuurlijke overleggen en zijn daarna ook gedeeld op open-overheid.nl.
“Tijdens de sessies werden we gedwongen om knopen door te hakken en zo hielden we de vaart erin. Het was een intensief proces en voor de inhoudsdeskundigen best een tijdsinvestering. Maar die was het waard. Iedereen was enthousiast over de samenwerking én het eindresultaat.”
Eline van Hees, communicatieadviseur programma Open Overheid
