- We gingen aan de slag met een omgevingsanalyse, waarbij we vooral keken naar stakeholders, kansen en issues. Op welke groepen zouden de werkzaamheden impact hebben? En hoeveel hinder ervoeren ze hiervan? We maakten dit onder andere visueel inzichtelijk via een stakeholdersanalyse. Hierbij maakten we gebruik van de SOM-methodiek (een methode voor Strategisch Omgevingsmanagement die stakeholders in kaart brengt rondom een issue).
- In verschillende werksessies bepaalden we samen de ambitie voor de communicatie en werkten we de strategische uitgangspunten verder uit. De strategie richtte zich op een zo’n groot mogelijk bereik, zo tijdig mogelijke communicatie, en de waarden open, eerlijk én doelgroepgericht. We werkten de strategie uit volgens drie lijnen: informeren, activeren en faciliteren. Ook werkten we aan de hand van vier sporen: publiekscommunicatie, bouwcommunicatie, stakeholderscommunicatie en interne communicatie.
- Vervolgens werkten we de kernboodschap verder uit. Hiervoor organiseerden we een sessie met het projectteam om de benodigde input op te halen. Dit werd de basis voor de communicatie over de werkzaamheden.
- We legden de basis voor de communicatie over de werkzaamheden en mogelijke hinder. Zo zorgden we voor doorvertaling van de kernboodschap met onder andere een projectwebsite, digitale nieuwsbrieven, een woordvoeringslijn, FAQ, basispresentatie, stakeholdersmail, video en projectbrochure. De communicatiemiddelen zijn ook ter beschikking gesteld aan stakeholders via een online toolkit.
- We organiseerden samen met Rijkswaterstaat verschillende bijeenkomsten voor inwoners en de transportsector, om hen te informeren over geplande werkzaamheden en de hinder. Hiervoor verstuurden we bewonersbrieven, uitnodigingen en ontwikkelden we de informatiepanelen en PowerPoint-presentatie.
Bijzonderheden
Leene Communicatie was betrokken tijdens de eerste fase van het project, tot aan de start van de werkzaamheden.
Resultaat
- Gezamenlijk ontwikkelde communicatiestrategie met een weldoordacht stappenplan voor de communicatie, afgestemd op wensen en behoeften van verschillende interne en externe stakeholders.
- Soepele start van de werkzaamheden: op de eerste dag van de werkzaamheden bleef de verwachte verkeersdrukte op de brug in de A7 uit.
- Goede opkomst bewonersbijeenkomsten en bijeenkomsten met de transportsector.
- Ingewikkelde boodschappen over wegafsluitingen visueel uitgelegd.
“Wij overvielen de omgeving dat vrachtverkeer zwaarder dan 30 ton ineens niet meer over de brug mocht rijden. Dit bracht veel hinder met zich mee voor de transportsector. Tijdens het project om de brug te herstellen waren er minder en versmalde rijstroken beschikbaar. Dat gaf óók voor andere weggebruikers, ondernemers en omwonenden de nodige extra hinder. Mede dankzij goede en transparante communicatie is het ons gelukt om samen met onze stakeholders de weggebruiker te motiveren om zo min mogelijk de weg op te gaan. En dat is gelukt!”. – Harold Hansen, omgevingsmanager Rijkswaterstaat
