Opdrachtgever: Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding (RDDI), een programma in opdracht van de ministeries van OCW en BZK
Opdracht: ontwikkel een rijksbrede interne campagne over goed omgaan met overheidsinformatie
Periode: vanaf juli 2020

Achtergrond
Van e-mails en beleidsrapporten tot een gescand bierviltje met afspraken. Juiste, vindbare en toegankelijke informatie is essentieel voor een goed functionerende Rijksoverheid. De hoeveelheid informatie die binnen de overheid wordt verzameld en geproduceerd groeit exponentieel. Het Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding (RDDI) ondersteunt de hele Rijksoverheid met het op orde brengen en duurzaam toegankelijk maken van overheidsinformatie. Gebruiksvriendelijke systemen, handleidingen en heldere werkafspraken vormen hierbij de basis, maar het gedrag en het verantwoordelijkheidsgevoel van de medewerker zijn minstens zo belangrijk.

Opdracht
Het RDDI wilde aan de slag met een rijksbrede interne campagne over het goed omgaan met overheidsinformatie. Wij kregen de opdracht om hiervoor een communicatiestrategie uit te werken, inclusief een creatief campagneconcept in woord en beeld. De campagne moest bijdragen aan rijksbrede bewustwording over het thema en daarnaast duidelijk maken wat er concreet van medewerkers van het Rijk verwacht wordt. Omdat het handelingsperspectief per organisatie (ministerie of uitvoeringsorganisatie) kan verschillen, werden we ook gevraagd om bouwstenen te leveren voor een organisatiespecifieke doorvertaling van de campagne.

Werkwijze
We hebben deze opdracht uitgevoerd samen met de bureaus Maatschap voor Communicatie en VormVijf. Om te beginnen hebben we samen met de opdrachtgever een zogeheten CASI-traject doorlopen, waarmee we inzicht kregen in de bepalende factoren in het gedrag van rijksmedewerkers met betrekking tot dit onderwerp. Daarna hebben we samen met vertegenwoordigers van verschillende rijksorganisaties de kernboodschappen geformuleerd. Hierbij hebben we gebruik gemaakt van het message house model; een hoofdboodschap ondersteund met deelboodschappen en bewijsmateriaal in de vorm van feiten, cijfers en voorbeelden.

De CASI- en message house-sessies leidden tot een breed gedragen communicatiestrategie. Op basis daarvan hebben we een creatief concept ontwikkeld; een slogan, logo en een verdere uitwerking in tekst- en beeldelementen. Dit concept hebben we eerst weer uitgebreid getoetst bij verschillende betrokkenen, waaronder informatie- en communicatieprofessionals bij rijksorganisaties die verantwoordelijk zijn voor de doorvertaling in hun eigen organisatie.

Na overeenstemming over strategie en concept, zijn we gestart met de productie van een aantal middelen:

  • Een infographic die kernachtig duidelijk maakt waarom goed omgaan met overheidsinformatie zo belangrijk is. Daarnaast toont de infographic in één oogopslag wat er van de medewerker bij het Rijk verwacht wordt en staan er verwijzingen in naar relevante handleidingen en richtlijnen.
  • Interviews met vier ‘campagnegezichten’: collega’s die vertellen over de informatie waar ze mee werken, waarom die informatie zo belangrijk is, en hoe ze er mee omgaan. Daarnaast verzamelden we een serie tips uit de prakijk, met het uitgangspunt dat collega’s vooral van elkaar moeten leren.
  • Een Goed Bewaard Kennisquiz, gericht op bewustwording. In de quiz spelen collega’s tegen elkaar, waarmee het een ludieke activiteit is, geschikt voor de huidige thuiswerksituatie (vanwege de coronacrisis), en tegelijkertijd een uitgelezen middel om in teamverband het gesprek aan te gaan.
  • Diverse andere gespreksstarters, zoals een factsheet met tips om het gesprek aan te gaan en een PowerPoint-presentatie voor teamoverleggen. Deze presentatie is eenvoudig aan te passen of uit te breiden, zodat die goed aansluit bij de specifieke behoeften en uitdagingen van organisaties en teams.
  • Een communicatietoolkit voor IV- en communicatieprofessionals. Hierin staan o.a. beeldmateriaal, logo’s en kernboodschappen die rijksorganisaties kunnen gebruiken voor een doorvertaling van de campagne in hun eigen organisatie.

Op dinsdag 10 november 2020 vond de lancering van de campagne plaats. Via de campagnewebsite www.goedbewaardvoornuenlater.nl zijn de tools voor de hele Rijksoverheid beschikbaar. Om extra aandacht voor de website en de campagne te genereren, maakten we onder meer een nieuwsbericht voor het rijksbrede intranet Rijksportaal, een nieuwsbrief voor communicatie- en IV-professionals en een serie ludieke GIF-animaties.

Resultaten en vervolg
De communicatiecampagne loopt nog te kort om al concrete resultaten te kunnen melden. Wel hebben verschillende rijksorganisaties de campagne actief onder de aandacht gebracht via hun eigen communicatiekanalen. Een aantal van hen is al aan de slag gegaan met een doorvertaling naar een eigen, organisatiespecifieke campagne. Zij gaven aan dat de rijksbrede campagne een mooie kapstok biedt om eigen boodschappen te versterken. Ook helpen de campagnetools het thema te agenderen en het gesprek erover aan te gaan.

De lancering van de campagne Goed Bewaard is nog maar het begin. Op 11 december 2020 is er een e-zine over de campagne verschenen. Bovendien is het de bedoeling dat de campagne langere tijd blijft lopen, met telkens wisselende (deel)thema’s.