Iedere maand maken we kennis met een inspirerende, bijzondere expert. Vandaag nemen we je mee in het verhaal van Brigitte Janssen, kwartiermaker communicatie voor het programma Open Overheid bij het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK). Ruim 1,5 jaar geleden begon zij aan haar opdracht om alle rijksmedewerkers mee te nemen in een nieuwe, open bestuurscultuur. Daarbij begeleidde ze onder meer de communicatie over de nieuwe Wet open overheid (Woo), waarbij ze Leene Communicatie inschakelde voor advies en uitvoering. “Uiteindelijk hebben leidinggevenden in deze veranderopgave een cruciale rol. Zij moeten het gesprek aangaan en het goede voorbeeld geven.”
Wat is jouw visie op het thema open overheid?
“Ik werk als communicatieadviseur al lang voor de overheid, maar de ambitie om een open overheid te zijn, en de grote aandacht voor thema’s als archivering, openbaarmaking en informatiehuishouding, zijn eigenlijk nog heel nieuw. De toeslagenaffaire heeft dingen snel veranderd, je zou het bijna een paradigma-shift kunnen noemen. We kregen vorig jaar bijvoorbeeld het verzoek van een journalist om een tijdje achter de schermen mee te lopen bij het departementale programma BZK Transparant. Daar hadden we vijf jaar geleden nooit ja tegen gezegd, maar nu besloten we het wél te doen. Natuurlijk vinden we dat allemaal spannend, maar ons uitgangspunt is: ‘open, tenzij’. Daar worden nieuwe wetten en regels voor geïntroduceerd, maar het vraagt vooral ook iets van medewerkers. Niet alleen andere werkwijzen, maar vooral ook een andere houding. Als kwartiermaker ben ik gevraagd te onderzoeken hoe communicatie hier een rol in kan spelen. Een hele mooie opdracht!”
Hoe ben je te werk gegaan?
“We zijn een CASI-traject (Communicatie Activatie Strategie Instrument) gestart, met als onderdeel een onderzoek naar belangrijke gedragsbepalers. Daar hebben we veel van geleerd. Het belang van sociale beïnvloeding bijvoorbeeld. Je kunt wel een banner in de kantine ophangen, maar veel effectiever is het vaak om het gesprek aan te gaan. Leidinggevenden hebben daarbij een cruciale rol en sturen nu nog onvoldoende op gedragsverandering. Zij moeten de aanjagers zijn en vooral ook door het goede voorbeeld geven.
Verder kwam uit het onderzoek het belang van gewoontegedrag, zoals het instellen van vaste tijden om je mail te archiveren. Het gewenste gedrag moet bovendien behapbaar zijn. Dat betekent inspelen op praktische vragen, maar juist ook op de grotere vragen. Er komt zo veel op mensen af: wat betekent een open overheid nu eigenlijk voor een medewerker van het Rijk? Daarbij is het ook belangrijk om emoties te erkennen. Alle beslisnota’s bij Kamerbrieven worden nu bijvoorbeeld openbaar gemaakt. Dat betekent dat ook beleidsopvattingen van ambtenaren zichtbaar worden, waar die voorheen nog werden weggelakt. Dat is voor iedereen wennen. Ook hier hebben leidinggevenden weer een belangrijke rol. Zij moeten een veilige omgeving creëren en voorkomen dat medewerkers bepaalde zaken niet meer op durven schrijven.”
Wat is je communicatieaanpak geweest?
“Een open overheid vraagt om een cultuurverandering, dat gaat stapje voor stapje. We moeten daarbij ook keuzes maken. Het afgelopen jaar lag de focus op het communiceren wat de nieuwe Wet open overheid en het openbaar maken van beslisnota’s betekenen voor rijksmedewerkers. Komend jaar gaan we ons meer richten op leidinggevenden, en stimuleren dat zij de nieuwe norm gaan uitdragen.
Een uitdaging voor het programma Open Overheid is de veelheid aan overheidsorganisaties, elk met hun eigen programma en ambitieniveau. Mijn rol daarbij was vooral om een netwerk op te bouwen en voor samenhang in de communicatie te zorgen. Een aantal middelen hebben we daarbij generiek ontwikkeld, zoals stappenplannen en FAQ’s voor medewerkers. Andere zaken moeten door organisaties zelf worden opgepakt: daarbij zorgden we voor kennisdeling via bijvoorbeeld een samenwerkingsruimte en gezamenlijke sessies.
Een belangrijke keuze hierbij was om ons niet alleen op de communicatieadviseurs te richten, maar ook de programmamanagers te betrekken. Een programmamanager ziet tijdens een sessie dan bijvoorbeeld dat een ander ministerie een week van de transparantie organiseert. En vraagt zijn communicatieadviseur dan: waarom hebben wij dat niet? Dan zie je dat organisaties ook elkáár gaan inspireren.”
Vraagt een open overheid niet ook om betere IT?
“Natuurlijk moeten er ook aan die kant dingen veranderen. Medewerkers wordt gevraagd informatie op te slaan in een Document Management Systeem (DMS): dat moet dan wel makkelijk zijn. Maar het één kan niet zonder het ander. Tijdens een van onze heisessies kwam de vraag aan de orde wat er in een bepaalde organisatie nu echt bereikt was, als het ging om het gewenste gedrag. Toen bleef het heel lang stil. Want je kunt blij zijn dat je een nieuw DMS hebt geïntroduceerd, maar als die door de medewerker niet op de juiste manier gebruik wordt, hoe geslaagd ben je dan?”
Welke praktische lessen wil je meegeven aan anderen?
“Blijf niet te lang hoog over in je communicatie. Maak concreet wat je van mensen verwacht en besteed ook aandacht aan de sociale omgeving en gewoonten. Ook de toon is daarbij van belang. Bestanden goed opslaan is niet leuk en dat moeten we ook niet pretenderen. In plaats daarvan kun je beter benadrukken dat je zelf óók profijt hebt van goede archivering, omdat je bestanden dan makkelijker kunt terugvinden.
En soms mag de toon ook best wat dwingender, vooral als het gaat om de lijncommunicatie. Maar leidinggevende moeten dan wél ook het goede voorbeeld geven. En zij kijken zelf ook weer omhoog, tot aan de top van de organisatie. Rond de openbaarmaking van beslisnota’s was er bijvoorbeeld een ministerie waarvan de bewindspersoon een persoonlijke videoboodschap met zijn hoogste ambtenaar (de secretaris-generaal) had opgenomen, waarin ze ook de dilemma’s ter sprake brachten. Dan merk je meteen dat dat doorwerkt in de hele organisatie.”
Hoe open denk je dat de overheid over 10 jaar is?
“Ik denk dat we dan de werkplek van de toekomst hebben. Dan zal het juiste gedrag veel meer automatisch zijn ingeregeld, bijvoorbeeld doordat mails automatisch worden gearchiveerd en je aan kunt geven wat je juist níet wilt opslaan. En we zullen dan veel meer gewend zijn aan openheid en transparantie: dat is dan onze mindset. Tijdens mijn opleiding leerde ik al dat communicatie in het hart van beleid hoort. Ik denk dat we daar de komende jaren steeds meer ook echt naar toe gaan.”
Vond je dit artikel interessant en wil je er eigenlijk nog verder over sparren? Kom gerust langs voor een kop koffie.
