Linda Neeft werkt als omgevingsmanager bij Dura Vermeer. Ze houdt zich onder andere bezig met de herinrichting van de Julianaweg in Volendam: een drie kilometer lange verkeersader die het hele dorp doorkruist. Om te zorgen voor een breed gedragen project, wordt de omgeving nauw bij het proces betrokken. Hoe pak je zo’n langdurig project aan, en waarom is omgevingscommunicatie zo belangrijk? Linda vertelt er graag over.
De herinrichting startte in 2020 omdat de Julianaweg al een tijdje aan groot onderhoud toe was. Omdat veel mensen afhankelijk zijn van de Julianaweg en de uitstraling mede de sfeer van het dorp bepaalt, wilde de gemeente Volendam haar inwoners en ondernemers graag nauw betrekken om samen te komen tot een gedragen ontwerp. Het doel dat de gemeente heeft met de herinrichting is betere doorstroming van het verkeer, een veiligere situatie voor voetgangers, fietsers en automobilisten en meer ruimte voor groen te kunnen bieden. Het project wordt naar verwachting in 2026 afgerond.
De Julianaweg is een langdurig project. Hoe vlieg je dat aan?
“We voeren de herinrichting uit met een bouwteam bestaande uit gemeente Edam-Volendam en Dura Vermeer, waarbij Dura Vermeer advies- en ingenieursbureau Sweco in de arm heeft genomen voor het ontwerp. Samen zijn wij Bouwteam DeDam. Fijn aan deze constructie is dat wij, als aannemer zijnde, vanaf het begin mee kunnen denken met het ontwerp. Hiermee signaleren we vroegtijdig onhandige uitvoeringssituaties in het ontwerp, waarmee we faalkosten voorkomen. Bijzonder aan onze werkwijze is dat we vóór de ontwerpfase een grote enquête uitgezet hebben onder inwoners en ondernemers van heel de gemeente Edam-Volendam. Daarnaast hebben we diverse gesprekken gevoerd met belangrijke stakeholders. Zo zijn de wensen en tips voor de Julianaweg meegenomen in het ontwerpproces. De betrokkenheid was groot; maar liefst 700 mensen vulden de enquête in. Ook startten we de werkgroep Julianaweg, waar een kleine 40 inwoners en ondernemers met ons meedenken tijdens de zogenoemde ontwerpateliers. Als eerste maakten wij een schetsontwerp voor de gehele Julianweg en vervolgens mochten we van de Raad het ontwerp verder ontwikkelen voor het eerste deelgebied ‘De Corridor’. Andere stakeholders en belangstellenden konden tijdens inloopavonden feedback geven op de ontwerpen. Nu de werkzaamheden voor de eerste fase ‘De Corridor’ bijna zijn afgerond, gaan we verder met het ontwerpproces van het resterende deel van de Julianaweg: ‘Het Dorp’ en ‘De Entree’.”
Wat is jouw taak als omgevingsmanager?
“Als omgevingsmanager ben ik de schakel in een project tussen de omgeving en de uitvoerende partij. Ik behartig ik de belangen van de omgeving. Ik zoek de betrokken stakeholders actief op, neem hun wensen en belangen mee naar het projectteam en zoek binnen de gestelde kaders van het bouwteam naar mogelijkheden om invulling te geven aan deze wensen en belangen. Dat is een hele leuke rol. De mensen die hier wonen en werken zijn mijn ogen en oren. Ik moedig hen altijd aan om te laten weten als ze iets zien dat niet veilig is of verbetering nodig heeft. Hierdoor voelen ze zich meer betrokken, zoeken ze gemakkelijker contact en zijn wij goed op de hoogte wat er in de omgeving speelt.”
Bij aanvang van het project stelden jullie samen met Leene Communicatie een Message House op. Kun je daar wat over vertellen?
“Het Message House – een methode waarbij je een kernboodschap, deelboodschappen en bijbehorende onderbouwing op papier zet – hebben we als basis voor ons communicatieplan en de communicatiekalender gebruikt. Zo bepaalden we wie de verschillende doelgroepen zijn, hoe we deze het beste bereiken en met welke regelmaat en welke inhoud belangrijk is om te communiceren. Ook hielp het Message House ons bij het inleven in de verschillende doelgroepen: hoe kunnen kinderen, automobilisten, buitenlandse chauffeurs en toeristen in touringcars de werkzaamheden ervaren? Dit helpt ons te bedenken hoe we hen zo goed mogelijk kunnen helpen en hoe we rekening kunnen houden met hun belangen en behoeften.”
Welke communicatiemiddelen zetten jullie in om betrokkenen te bereiken?
“Bij de start van een fase verspreiden we een uitgebreide bewonersbrief met daarin alle relevante informatie over het project, op welke manieren men op de hoogte kan blijven en contact kan opnemen. Een belangrijk communicatiemiddel is de BouwApp, waarop we 648 volgers hebben. De volgers ontvangen wekelijks een update over de voortgang van het project. Daarnaast krijgen zij informatie over onderzoeken en kunnen zij interviews met het bouwteam en verslagen van werkgroepbijeenkomsten lezen. We gebruiken ook onze eigen website, de Facebook-pagina van de gemeente, een nieuwsbrief en sinds kort ook Instagram als platform. Verder kunnen mensen ons natuurlijk mailen, bellen en appen én zijn ze welkom om bij ons op de projectlocatie binnen te lopen. We sturen één bewonersbrief per fase maar geven de gelegenheid om onze digitale updates ook via een briefje te delen met de stakeholders die dat wensen. Kortom: via communicatie op maat proberen we alle doelgroepen te bereiken op de manier die zij prettig vinden. Daarbij zijn we ook blij met jullie collega Elianne van de Loo, die als communicatieadviseur een groot deel van deze communicatieve taken voor haar rekening neemt.”
Soms zijn wensen van stakeholders niet mogelijk. Heb je tips om daarmee om te gaan?
“Ons werd gezegd dat de gemiddelde Volendammer het fijn vindt als we doen wat we zeggen en zeggen wat we doen. Ik denk dat dat voor iedereen geldt. Het is cruciaal dat je stakeholders goed meeneemt in het proces en laat zien waarom beslissingen worden genomen. Onze communicatiestrategie is daarom gericht op veel communiceren, helder communiceren en ervoor zorgen dat wát we communiceren juist is. Verder is verwachtingsmanagement belangrijk. Zelfs als je een prachtig ontwerp en een solide aanpak maakt, draait het om het managen van verwachtingen. Iedereen weet dat werkzaamheden hinder met zich meebrengen, maar door dit van tevoren goed aan te kondigen en uit te leggen ontstaat er meer begrip. Ik denk dat dat de key is, mensen meenemen in wat er speelt en in wat ze kunnen verwachten.”
“Wij nemen alle verzamelde wensen op in de KES-batch: de KlantEisenSpecificatie. Elke wens bespreken wij vervolgens in het bouwteam om samen te komen tot een honoreringsadvies. Dit advies leggen wij voor aan de gemeente die hier vervolgens een honoreringsbesluit van maakt. Dit besluit koppelen wij terug aan de indiener van de wens. Zo ziet de indiener dat wij de ingediende wens serieus en professioneel hebben opgepakt en is het de indiener duidelijk waarom de wens wel of niet waargemaakt wordt.”
Welke ontwikkelingen zie je op het gebied van omgevingscommunicatie?
“We proberen in onze middelen zoveel mogelijk aan te sluiten bij alle doelgroepen, bijvoorbeeld door te experimenteren met nieuwe kanalen. Dit jaar hebben we twee vlogs opgenomen om meer jongeren en jongvolwassenen te bereiken. Ik verwacht dat vlogs en real-life content via de app meer ingezet zullen worden in de toekomst. Fysieke brieven worden ook nog steeds gewaardeerd en dat zal ook zo blijven, maar proberen we vanwege duurzaamheidsaspecten te minimaliseren. Verder denken we ook na over manieren waarop we artificiële intelligentie (AI) kunnen inzetten. Maar ik denk uiteindelijk dat vooral diversiteit in communicatiemiddelen cruciaal is en blijft. Je moet met een mix van middelen zo dicht mogelijk bij je doelgroep blijven en dat kan voor elk project anders zijn.”
Wat in dit vak geeft jou de meeste energie?
“Het vak Omgevingsmanagement is zeer gevarieerd, geen dag is hetzelfde. Dat vind ik fantástisch! Het meest boeiende aspect vind ik de interactie met de stakeholders, zoals tijdens keukentafelgesprekken en bewonersavonden. Ik geniet enorm van de organisatie van zo’n avond, het persoonlijke contact met mensen en het luisteren naar hun bevindingen. Daar merk ik elke keer weer dat als je de tijd voor de ander neemt, je pas kunt begrijpen wat er leeft en wat de achterliggende behoeften en gevoelens zijn. Door door te vragen ontdek je vaak ook de vraag achter de vraag… Ik houd ervan om goed naar mensen te luisteren, zodat ik hen verder kan helpen. Ik merk dat ze zich dan gehoord en gezien voelen, ze gaan dan meestal opgelucht en tevreden naar huis. Dat is écht het mooie van mijn werk.”
Omgevingscommunicatie is een van de expertises van Leene Communicatie. Ben je geïnteresseerd in onze diensten? Neem dan gerust contact met ons op via info@leenecommunicatie.nl
