We stellen een multidisciplinair team samen met adviseurs, tekstschrijvers, vertalers, online marketeers en vormgevers. Hiervoor werken we samen met online marketingbureau Ponck en strategisch ontwerpbureau VormVijf.
We starten met het neerzetten van de strategie en de aanpak: voor de algehele communicatie, de pers, social media en online. Vervolgens gaan we aan de slag met creatie en realisatie. We ontwerpen een fotocollage die de basis vormt voor alle communicatiemiddelen, zoals de website, nieuwsbrieven en studiodecors.
Voor het bouwen van de website zijn we aangewezen op het CMS van de Rijksoverheid. Binnen die strakke kaders realiseren we binnen een maand een Engelstalige website met een onderscheidende vormgeving. Vanaf dat moment kunnen we communiceren met de internationale doelgroep. Aansluitend starten we de online monitoring, zodat we zien hoe er over het onderwerp en over de conferentie wordt gesproken en we daarop zo nodig kunnen inspelen.
Een belangrijk deel van de communicatie verloopt via online publieksdiplomatie. We benaderen Nederlandse ambassades en vragen hen om een actieve rol te spelen en mee te helpen de communicatie vaart te geven. In nauwe samenwerking met het ministerie van Buitenlandse Zaken worden bestaande beleidsstukken van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland bewerkt en toegespitst op de conferentie. Er komen persberichten in meerdere talen en op maat gemaakte, meertalige, berichten voor social media. Dit alles zetten we in een afgeschermde online toolkit, zodat ambassades zelf aan de slag kunnen met onze middelen.
Ook vragen we de ambassades om kinderen een videoboodschap te laten inspreken. Bewegende beelden scoren goed op social media en de boodschap ‘het is onze toekomst’ appelleert aan de urgentie van de circulaire economie.
In tien relevante landen beginnen we een betaalde Twittercampagne. Op basis van de aanmeldingen vanuit die landen, kunnen we steeds nauwkeuriger bepalen voor wie onze boodschap interessant is. Het aantal volgers op Twitter stijgt fors, net als het aantal aanmeldingen voor de conferentie.
Parallel aan de social mediacampagne benaderen we journalisten uit binnen- en buitenland, bij onder anderen persbureaus, kranten en websites. We doen voorstellen voor interviews en achtergrondverhalen. Journalisten die dat willen brengen we in contact met relevante sprekers. Ook organiseren we een digitale persconferentie, waaraan journalisten over de hele wereld deelnemen.
Op de dag van de conferentie organiseren we een persconferentie en doen we live verslag via Twitter. De uitkomsten van de conferentie hebben we meegenomen in een laatste eMagazine.
