Opdracht
Vanwege de grote impact op de leefomgeving van een grote groep mensen is tijdige en duidelijke communicatie essentieel. Want wie goed op de hoogte is van de te verwachten hinder, ervaart vaak minder overlast. Zorg daarnaast voor een positieve beleving van het project door mijlpalen te vieren met de omgeving, de informatie actueel te houden en activiteiten te organiseren. En zorg tot slot voor kennisoverdacht richting scholen uit de regio, via de A16 Academie. Werk hierbij nauw samen met de opdrachtgever Rijkswaterstaat en betrek bij al deze zaken de belangrijkste stakeholders.
Doel van de communicatie: het informeren en betrekken van de omgeving bij het project.
Werkwijze
- De bouwcommunicatiekalender (wat en wanneer gebouwd wordt) is het vertrekpunt voor de communicatie over bouwwerkzaamheden en hinder. De inhoud van de berichtgeving wordt bepaald in nauwe samenwerking met de omgevingsmanager. Iedere week komt ‘Team Omgeving’ samen om de belangrijkste zaken te bespreken, risico’s af te wegen en de impact te bepalen.
- Er zijn korte lijnen tussen uitvoering en communicatie, niet alleen voor het ophalen van informatie, maar ook om bezoeken op de bouwplaats mogelijk te maken. In diverse overleggen worden de voortgang en daaruit volgende acties van de A16 Academie en de Expo A16 Rotterdam besproken.
- Bij werkzaamheden die meer dan 60 dB geluid produceren, informeren we omwonenden in de directe omgeving minstens twee weken voor aanvang per brief. Deze brief wordt ook gedeeld met de stakeholders van het project (o.a. de gemeenten Rotterdam en Lansingerland, Staatsbosbeheer en het Hoogheemraadschap).
- Afsluitingen, omleidingen en andere vormen van hinder worden via de website en socials van de A16 Rotterdam kenbaar gemaakt. Ook informeren we stakeholders, zoals Rotterdam Onderweg en de gemeente Lansingerland.
- Informatie over bouw en hinder wordt gedeeld met Rijkswaterstaat ten behoeve van publiekscommunicatie en er wordt een bijdrage geleverd aan interne communicatie.
- Alle moederbedrijven, stakeholders en onderaannemers die willen communiceren over het project of een bezoek willen brengen aan het project worden voorzien van de juiste informatie en begeleid over de bouwplaats. Publicatie vindt pas plaats na goedkeuring door De Groene Boog en Rijkswaterstaat.
Bijzonderheden
- De Groene Boog en opdrachtgever Rijkswaterstaat treden gezamenlijk naar buiten als project de A16 Rotterdam met de kenmerkende groene huisstijl. De communicatie over het project wordt in nauwe samenwerking met Rijkswaterstaat tot stand gebracht. De organisatiestructuur is als een spiegel, vanuit beide partijen is een functie belegd. De Groene Boog en Rijkswaterstaat werken op hetzelfde kantoor samen aan hetzelfde doel. Achter de schermen is er wel een duidelijke splitsing, want De Groene Boog en Rijkswaterstaat hebben ook eigen (financiële) belangen.
Resultaten
- Weinig klachten en meldingen door tijdige en juiste informatie over hinder;
- Een up-to-date informatiecentrum dat meebeweegt met de vorderingen op de bouwplaats, inclusief een kijk- en doepad langs het tracé;
- Een betrokken omgeving, die positief en kritisch meekijkt naar de realisatie van de nieuwe rijksweg.
De bouw van de A16 Rotterdam, dat doen we samen! Samen met collega’s, onderaannemers, leveranciers en Rijkswaterstaat. Maar soms ook letterlijk samen met omwonenden. Het is een project van ons allemaal!
Paul Eijking, omgevingsmanager bij De Groene Boog
