Door Ton van Leeuwen

Bij Leene Communicatie werken we veel voor de publieke sector. Van Kamerbrief tot gemeentelijke website en van visiedocument tot burgerbrief: we zetten er met veel plezier onze tanden in. Gelukkig hechten overheidsorganisaties zelf ook steeds meer waarde aan duidelijke en eenvoudige communicatie.

Taalniveau B1 is hierbij meer en meer het uitgangspunt, bijvoorbeeld voor de Rijksoverheid. Zelf raak ik vaak geïnspireerd door opdrachten voor het schrijven of redigeren op B1-niveau. Als ik eenmaal in die flow van begrijpelijkheid zit, vind ik elke volgende tekst al snel ingewikkeld en omslachtig. Meestal kan het enorm veel simpeler! Met enige moeite blijkt zelfs A2-niveau vaak haalbaar.

En toch is begrijpelijke communicatie niet terug te brengen tot een set standaardregels, of een lijstje verboden woorden. Begrijpelijke communicatie vraagt net zo goed – en misschien wel meer – om een goed verhaal, focus én vorm.

1. Logisch verhaal

De grenzen van klassieke overheidsdomeinen vervagen steeds meer. De woningbouwopgave hangt bijvoorbeeld sterk samen met de energietransitie. Een integrale aanpak zorgt dan niet alleen voor ingewikkelde processen, maar ook voor verschillende terminologie en (politiek-bestuurlijke) belangen.

De lezer heeft aan die complexiteit meestal helemaal geen boodschap. Die zoekt uniformiteit en structuur. Kortom, een logisch verhaal. En echt: een onlogische boodschap is met de beste wil van de wereld niet om te zetten naar een duidelijke tekst. Dat geldt voor een brief net zo goed als voor een dertig pagina’s tellende koersnota.

2. Duidelijke focus

Er komen nog wel eens opdrachten voorbij waarin teksten ‘alleen nog even op spelling gecheckt moet worden, en misschien nog iets vlotter kunnen’. Vaak roepen die teksten nog een heleboel vragen op. Wat bedoelen jullie nou precies? Wat moet er nu echt blijven hangen?

‘Maak korte zinnen, vermijd tangconstructies, gebruik de actieve vorm’; het zijn overbekende regels voor het schrijven van goed leesbare teksten. Maar nog beter is het wat mij betreft om één regel als uitgangspunt te nemen: wees zo concreet mogelijk. Vaak betekent dat eenvoudigweg: heel veel schrappen.

3. Overzichtelijke vorm

Communicatie richting burgers bevat al snel te veel afleidende context of vormgeving. Wil je dat mensen telefonisch contact opnemen om een afspraak te maken? Dan moet alles dáár op gericht zijn. Zeker nu mensen steeds minder (makkelijk) lezen, wordt de vorm steeds belangrijker.

Bij communicatie met laaggeletterden geldt dat al helemaal. Om die groep te informeren en motiveren, is meer nodig dan heldere tekst. Het is puzzelen: schuiven met woordjes, lettergrootte en witregels. Daarnaast: zorgen voor een rustige vormgeving waarin niet alles schreeuwt om aandacht. En als het meerwaarde heeft ook met gebruik van beelden; aanvullend óf in plaats van de tekst.

In opdracht van de gemeente Rotterdam maken we tegenwoordig ‘beeldbrieven’: een combinatie van eenvoudige tekst, goede vormgeving en toelichtende fotografie. Bij de eerste van die brieven waren maar liefst twaalf versies nodig om tot de definitieve versie te komen. Met dank aan een burgerpanel van laaggeletterden die ons kritisch wezen op allerlei onvolkomenheden: van onlogische processen tot vreemde woorden en van verwarrende kaders tot kleurgebruik en lettertype.

Strijd om de lezer

Vaak worden we als bureau gevraagd om eindredactie, en dat is een breed begrip. Slechts zelden blijft het bij een spellingscheck en het wat minder ambtelijk opschrijven. Een keuze voor B1 lijkt al een grote stap, maar in de strijd om de lezer is een tekstuele verbeterslag niet altijd voldoende. Die strijd kost tijd, energie en inlevingsvermogen.

Tot slot: ook een beeldbrief heeft weinig zin als je niet weet wat je er precies mee wilt bereiken. En echt niet alle Kamerstukken hoeven op B1-niveau. Hoezeer de maatschappij en het communicatievak ook veranderen, één ding blijft staan als een huis: begin bij je doelgroep en je boodschap. Simpel.