Bouw- en herinrichtingsprojecten hebben vaak veel impact op direct betrokkenen. Zij moeten rekening houden met (geluids)hinder, gewijzigde verkeerssituaties en tijdelijk moeilijk bereikbare locaties. Leuk is anders, maar hoe beter de communicatie hierover, hoe groter het draagvlak van de omgeving. Leene Communicatie is expert op het gebied van omgevingscommunicatie. Zo verzorgen we in de gemeente Lansingerland de communicatie rondom de herinrichting van Berkel Centrum West: een meerjarenproject met veel verschillende belanghebbenden. We spraken erover met projectleider Laurens Plender. En met collega Charlotte den Heijer, die namens Leene Communicatie als communicatieadviseur bij dit project betrokken is.
Het aantal inwoners in het Zuid-Hollandse Berkel en Rodenrijs groeit. Daarom wordt het winkelcentrum aan de westkant van het dorp uitgebreid en komen er nieuwe woningen. Voor betrokkenen heeft dit plan flinke impact. Begrijpelijk. Want wie ziet het uitzicht vanuit zijn of haar keukenraam graag in een bouwput veranderen? Hoeveel ondernemers hangen de vlag uit als de parkeerplaatsen op de schop moeten? En welke schooldirecteur staat te popelen om zwaar bouwverkeer op de route van en naar school? Een dergelijk meerjarenproject vraagt een hoop begrip en geduld van alle betrokkenen.
Laurens: “Berkel Centrum West is echt het hart van het dorp. Dat maakt het een gebied met veel verschillende belangen. Als gemeente kun je zo’n locatie op de tekentafel nog zo goed inrichten, als je vervolgens de communicatie niet op orde hebt dan gaat het mis. Daarom ben ik blij dat we de communicatie samen met Leene Communicatie – in de persoon van Charlotte – stap voor stap op orde hebben kunnen brengen.”
Focus en rust dankzij goede taakverdeling
In het begin van de coronatijd maakte het project een spannende periode door. Laurens: “De kranten stonden er vol van en dat gaf aardig wat commotie. De druk nam toe, maar doordat Charlotte zich met het proces en de communicatie bezighield – zij nam onder andere het begeleiden en voorzitten van de klankbordgroep voor haar rekening – kon ik me inhoudelijk focussen.”
Charlotte: “Dat bracht voor alle partijen de nodige rust. Daarnaast zijn we écht gaan samenwerken met de winkeliersvereniging en hebben we hen steeds goed meegenomen in de communicatie rondom het project. Het was prettig om op deze manier naast elkaar te staan. Ook in de afstemming met andere winkeliers werkte dat goed.”
Luisteren naar belanghebbenden
Bij de start van de opdracht ging Charlotte meteen aan de slag met een analyse van de situatie. “Ik interviewde omwonenden en winkeliers, maar bijvoorbeeld ook de directeur van een scholengemeenschap. Daarnaast deed ik een krachtenveldanalyse om de belangrijkste partijen in kaart te brengen en stelde vervolgens een communicatieplan op.” Laurens: “Het feit dat Charlotte zoveel mensen heeft opgezocht, maakte dat zij zich gehoord en serieus genomen voelden. Dat is echt heel goed geweest.”
Charlotte: “Het werkte in mijn voordeel dat ik een nieuw gezicht was; zo kon ik redelijk bleu vragen stellen. Het viel me onder andere op dat er best wat oud zeer zat. Niet per se over dit project, maar opgebouwd in de afgelopen jaren. Het was goed om daarnaar te luisteren en samen te kunnen nadenken over manieren om het nu anders te doen. Het leverde waardevolle informatie op die we goed konden gebruiken in de communicatie.”
Zichtbaarheid van het project vergroten
Laurens: “Bij een ontwikkeling als Berkel Centrum West is het belangrijk dat betrokkenen weten wat ze kunnen verwachten en waar de situatie toe gaat leiden. Daarom was het één van onze doelen om – in samenwerking met de bouwer – de zichtbaarheid van het project te vergroten. Zo hebben we alle omwonenden bij de start van de bouw een plantje met een kaartje gegeven. Op dat kaartje stond waar ze terechtkonden voor informatie en hoe we hen op de hoogte houden. Ook zorgden we voor een groot bouwbord met informatie en visualisaties op de bouwhekken waarop we laten zien hoe de omgeving eruit komt te zien, zodat mensen een duidelijker beeld hebben van de eindsituatie.”
Charlotte: “Ook hebben we de bouwer gevraagd om een digitale bouwnieuwsbrief te versturen over ontwikkelingen in de bouw. Verder heb ik nauw contact met de omgevingsmanager. Wordt er een eerste paal geslagen of is het hoogste punt bereikt? Dan kijken we samen of en hoe we hier publiciteit aan willen geven.”
Tijdig informeren en blijven uitleggen
Het tijdig informeren van belanghebbenden en betrokkenen over wat er gaat gebeuren én helder blijven uitleggen waarom dit nodig is, maakt een groot verschil in de beleving van alle veranderingen. Charlotte: “Daarom publiceren we elk jaar een groot artikel over het project in de lokale krant, plaatsen we regelmatig updates op social media en sturen we bewonersbrieven. Ook organiseerden we een kleurplaatwedstrijd voor basisscholieren.”
Een grote belofte binnen het project was het opzetten van een informatiepunt. Laurens: “Toen bleek dat het huren en inrichten van een fysieke locatie erg kostbaar was, wilde ik een mobiele informatiestand inzetten. In de eerste plaats dacht ik aan een bakfiets, waarop Charlotte een piaggio voorstelde. Een piaggio is een mobiel karretje waarmee we – mede aan de hand van borden met informatie en foto’s – op een laagdrempelige manier met mensen in gesprek gingen. Het is echt een succes gebleken binnen het communicatietraject. De piaggio wordt inmiddels ook op andere plekken in Lansingerland gebruikt.”
‘Communicatie is altijd een goede investering’
Goede omgevingscommunicatie maakt een groot verschil voor het verloop van een project. Charlotte: “Je verdient dit terug in processnelheid. Kosten krijgen je toch wel, maar je hebt nu meer regie over het moment daarvan doordat je vragen en antwoorden vóór kunt zijn. De inwoners, winkeliers en ondernemer en het winkelend publiek: zij moeten erop gaan vertrouwen dat alle veranderingen uiteindelijk tot een goed resultaat zullen leiden.”
Laurens: “Zeker. Daarbij is het belangrijk om altijd oog en oor te blijven houden voor de betrokkenen. Stel dat er dingen zijn die we niet goed aanpakken, dan komen zij wellicht met goede alternatieven. Het is aan ons om bereid te zijn onze plannen aan te passen. Of goed uit te leggen waarom iets niet kan. Laatst kregen we een melding van een bewoonster, dat bleek een compliment voor de goede communicatie. Mooi toch? Zo zie je maar, investeren in omgevingscommunicatie is het meer dan waard.”
Omgevingscommunicatie is een van de expertises van Leene Communicatie. Ben jij ook op zoek naar eencommunicatieadviseur die van de hoed en de rand weet als het gaat om omgevingscommunicatie? Neem dan gerust contact met ons op via info@leenecommunicatie.nl.
